1. Общие положения

Редакционная коллегия научного журнала «Вестник КНУ имени Жусупа Баласагына» стремится своевременно, объективно и конструктивно рассматривать жалобы и апелляции, связанные с редакционно-издательским процессом.

Все обращения рассматриваются с соблюдением принципов беспристрастности, конфиденциальности, процессуальной справедливости и отсутствия конфликта интересов. При принятии решений редакция учитывает характер и сложность обращения, положения внутренних политик журнала, применимое законодательство и рекомендации Комитета по этике научных публикаций, COPE.

Подача жалобы или апелляции сама по себе не должна приводить к неблагоприятному отношению к заявителю, его текущим или будущим рукописям.

2. Жалобы

Жалобой признаётся обращение, касающееся действий или бездействия редакции, редакторов, рецензентов, членов редакционной коллегии либо иных лиц, участвующих в редакционно-издательском процессе.

Жалоба может касаться:

• несоблюдения установленной процедуры рассмотрения рукописи;
• необоснованной задержки редакционного процесса;
• отсутствия ответа на обращения автора;
• нарушения конфиденциальности;
• нераскрытого конфликта интересов;
• некорректного, дискриминационного или неэтичного поведения;
• необоснованного требования цитирования определённых публикаций;
• возможной предвзятости редактора или рецензента;
• нарушения политики рецензирования;
• несоблюдения правил исправления или отзыва опубликованных материалов;
• иных действий, которые могут противоречить политикам журнала или принципам публикационной этики.

Жалоба должна относиться к действиям, решениям или процедурам, входящим в сферу ответственности журнала.

3. Апелляции

Апелляцией признаётся аргументированное обращение автора с просьбой пересмотреть решение об отклонении, доработке или ином редакционном статусе рукописи.

Апелляция может быть подана, если автор считает, что:

• редакционное решение основано на существенной фактической ошибке;
• рецензент или редактор неправильно понял содержание, методы или результаты исследования;
• при рассмотрении рукописи не были учтены важные сведения, содержащиеся в статье или ответе автора;
• решение было принято с нарушением установленной редакционной процедуры;
• редактор или рецензент имел нераскрытый конфликт интересов;
• замечания рецензента выходят за пределы научной оценки либо содержат признаки предвзятости;
• выводы рецензента не подтверждаются конкретными аргументами или содержанием рукописи.

Несогласие автора с редакционным решением без конкретного научного или процессуального обоснования не является достаточным основанием для его пересмотра.

Апелляция должна касаться первоначально представленной версии рукописи и материалов, доступных редакции на момент принятия решения. Апелляция не предназначена для представления полностью переработанной статьи или нового исследования вместо отклонённой рукописи.

4. Порядок подачи обращения

Жалобы и апелляции направляются на официальный электронный адрес журнала:

info@balasagynbulletin.com

В теме письма необходимо указать:

• «Жалоба» – при обращении относительно действий или процедур журнала;
• «Апелляция» – при обжаловании редакционного решения.

Обращение должно содержать:

• имя и контактные данные заявителя;
• название и регистрационный код рукописи, если обращение связано с конкретной статьёй;
• дату оспариваемого решения или события;
• краткое и последовательное описание обстоятельств;
• конкретное указание на действие, бездействие или решение, с которым заявитель не согласен;
• аргументы в поддержку жалобы или апелляции;
• ожидаемый результат рассмотрения;
• подтверждающие документы и переписку, если они имеют значение для дела.

Обращение должно быть изложено ясно, конкретно и в корректной форме. Заявителю рекомендуется избегать необоснованных обвинений и включать только сведения, непосредственно относящиеся к рассматриваемому вопросу.

5. Срок подачи апелляции

Апелляцию рекомендуется направлять в течение 30 календарных дней после получения редакционного решения.

Апелляция, представленная позднее указанного срока, может быть рассмотрена при наличии уважительных причин либо новых существенных обстоятельств, которые автор не мог сообщить ранее.

По одной рукописи, как правило, рассматривается одна апелляция. Повторная апелляция допускается только при наличии новых доказательств, существенного нарушения процедуры или обстоятельств, которые не были и не могли быть рассмотрены ранее.

6. Первичное рассмотрение

Редакция подтверждает получение жалобы или апелляции и проверяет:

• относится ли обращение к компетенции журнала;
• содержит ли оно сведения, необходимые для рассмотрения;
• отсутствует ли конфликт интересов у лица, которому поручена проверка;
• требуется ли получение дополнительных документов или объяснений.

Если представленных сведений недостаточно, редакция вправе запросить у заявителя дополнительную информацию.

Отсутствие ответа на запрос редакции в течение разумного срока может привести к приостановлению или прекращению рассмотрения обращения.

7. Рассмотрение жалобы

Жалоба рассматривается главным редактором, заместителем главного редактора, ответственным секретарём либо другим уполномоченным лицом, не имеющим конфликта интересов.

В ходе рассмотрения редакция вправе:

• изучить редакционную переписку и внутренние документы;
• запросить пояснения у автора, редактора, рецензента или сотрудника редакции;
• привлечь независимого специалиста;
• обратиться за консультацией к издателю, научной организации или специалисту по публикационной этике;
• запросить документы и иные материалы, необходимые для установления обстоятельств дела.

Лицо, действия которого обжалуются, не должно единолично рассматривать жалобу или принимать окончательное решение по ней.

Если жалоба касается главного редактора, её рассмотрение передаётся издателю, заместителю главного редактора либо независимому члену редакционной коллегии, который не участвовал в соответствующем редакционном решении.

Если жалоба касается издателя, для её рассмотрения привлекается независимое лицо или орган, не участвовавший в рассматриваемом деле.

8. Рассмотрение апелляции

Первоначальное редакционное решение не отменяется автоматически после получения апелляции.

Апелляция передаётся редактору или члену редакционной коллегии, который:

• не принимал первоначального решения;
• не участвовал в рецензировании рукописи;
• не имеет конфликта интересов с авторами;
• обладает необходимой компетенцией для оценки представленных аргументов.

При необходимости редакция может:

• повторно изучить рукопись и рецензии;
• запросить пояснения у первоначального редактора или рецензента;
• направить рукопись дополнительному независимому рецензенту;
• получить заключение специалиста по соответствующему научному направлению;
• проверить соблюдение установленной процедуры рецензирования.

Апелляция оценивается прежде всего с точки зрения того, была ли допущена существенная научная, фактическая, этическая или процессуальная ошибка.

9. Возможные решения по апелляции

По результатам рассмотрения апелляции редакция может:

• оставить первоначальное решение без изменений;
• отменить решение и возобновить рассмотрение рукописи;
• направить рукопись на дополнительное независимое рецензирование;
• предложить автору представить доработанную версию;
• изменить редакционное решение с учётом установленных обстоятельств.

Удовлетворение апелляции и возобновление рассмотрения не гарантируют принятия статьи к публикации. Рукопись проходит дальнейшую оценку в соответствии с обычными редакционными процедурами.

Автору направляется письменный ответ с кратким изложением результатов рассмотрения и оснований принятого решения.

10. Сроки рассмотрения

Получение жалобы или апелляции подтверждается редакцией, как правило, в течение пяти рабочих дней.

Редакция стремится предоставить содержательный ответ в течение 30 рабочих дней со дня получения полного комплекта необходимых сведений.

Если обращение требует дополнительного рецензирования, привлечения независимых специалистов, проверки документов или получения ответов от третьих лиц, срок рассмотрения может быть продлён.

В случае продления срока редакция информирует заявителя о причинах задержки и текущем состоянии рассмотрения. Невозможность завершить проверку в течение 30 рабочих дней не означает автоматического удовлетворения или отклонения обращения.

11. Конфиденциальность и защита данных

Жалобы и апелляции рассматриваются конфиденциально. Сведения о заявителе и представленные документы раскрываются только лицам, участие которых необходимо для объективного рассмотрения обращения.

Полная анонимность заявителя не может быть гарантирована, если раскрытие его личности необходимо для проверки обстоятельств или предоставления другой стороне возможности ответить на конкретные утверждения. В таком случае редакция по возможности предварительно уведомляет заявителя.

Редакция не публикует персональные данные, переписку или материалы рассмотрения, за исключением случаев, когда это необходимо для исправления научной литературы, выполнения требований законодательства или защиты законных интересов участников процесса.

12. Обращения, выходящие за пределы компетенции журнала

Редакция рассматривает вопросы, относящиеся к редакционным процедурам, опубликованным материалам и действиям лиц при выполнении ими функций от имени журнала.

Редакция не уполномочена разрешать:

• личные споры, не связанные с публикационной деятельностью;
• трудовые или административные конфликты внутри организаций авторов;
• споры об авторстве, требующие институционального или судебного разбирательства;
• обвинения, для проверки которых необходимы полномочия работодателя, научной организации, комитета по этике, правоохранительного или судебного органа;
• требования о привлечении конкретного лица к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.

Если обращение выходит за пределы полномочий журнала, заявителю предоставляется мотивированный ответ. По возможности редакция указывает организацию или орган, в компетенцию которого может входить рассмотрение соответствующего вопроса.

При этом редакция сохраняет ответственность за оценку того, необходимо ли исправить, дополнить или отозвать опубликованный материал.

13. Недопустимая форма обращений

Редакция не допускает оскорблений, угроз, дискриминационных высказываний, травли, разглашения персональных данных, давления на редакторов или рецензентов и заведомо клеветнических утверждений.

При наличии подобных формулировок заявителю может быть предложено представить обращение в корректной форме.

Редакция вправе ограничить дальнейшую переписку, если заявитель:

• неоднократно направляет идентичные обращения, на которые уже был дан содержательный ответ;
• не предоставляет запрошенные сведения;
• использует обращения для давления или преследования участников редакционного процесса;
• продолжает направлять оскорбительные или угрожающие сообщения после соответствующего предупреждения.

Неприемлемая форма обращения сама по себе не должна служить основанием для игнорирования достоверных сведений о возможном существенном нарушении. Если сообщение содержит проверяемые данные о нарушении публикационной этики, редакция оценивает их независимо от поведения заявителя.

14. Итоги рассмотрения

Результат рассмотрения жалобы или апелляции сообщается заявителю в письменной форме.

В зависимости от установленных обстоятельств редакция может:

• предоставить разъяснение или принести извинения;
• исправить допущенную процедурную ошибку;
• пересмотреть редакционное решение;
• назначить новое независимое рецензирование;
• заменить редактора или рецензента;
• принять меры для предотвращения аналогичных случаев;
• опубликовать исправление, редакционное уведомление или отзыв статьи;
• передать сведения компетентной организации, если вопрос требует институционального рассмотрения.

Все решения должны быть обоснованными и соразмерными характеру установленной проблемы.

Решение, принятое по результатам независимого рассмотрения апелляции, является окончательным в рамках внутренних процедур журнала, если не обнаружены новые существенные обстоятельства.